Artık her zamankinden daha fazla iş iletişimi e-posta ve anlık mesajlaşma araçları üzerinden gerçekleştiriliyor, ancak daha ciddi profesyonel iletişim hâlâ mektuplarla yapılıyor.
İş mektupları yazmanız gerekiyorsa, başarıya ulaşmak istiyorsanız profesyonel kalmanız ve doğru formatı almanız önemlidir. Düzgün bir profesyonel belge üretmezseniz insanlar sizi ciddiye almaz ve bu da çalışma hayatınızın her alanında ilerlemenizi engelleyebilir.
Mükemmel bir iş mektubu yazıp göndermek istiyorsanız, takip edebileceğiniz belirli, evrensel kurallar vardır. Bunları burada beş adımda özetledik – tek yapmanız gereken talimatlarımızı takip etmek.
Sitenin başka bir yerinde de profesyonel yardım sıkıntısı yok. 2022'nin en iyi işe alım platformlarını (yeni sekmede açılır) keşfetmek istiyorsanız buraya gidin ve 2022'nin en iyi serbest web siteleri (yeni sekmede açılır) için buraya tıklayın .
Düzgün başlayın
Herhangi bir iş mektubunun iletişim bilgileriyle başlaması gerekir. Önce adınızı, iş unvanınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi eklemelisiniz - ancak işletmenizin zaten iletişim bilgilerini içeren bir başlık belgesi varsa, bu bilgilerin bir kısmını atlayabilirsiniz.
Adresinizden hemen sonra tarihi ekleyin ve ardından alıcının iletişim bilgilerini sizinkiyle aynı sırada ve biçimde listeleyin.
Doğru selamlamayı kullanın
İletişim bilgileri sıralandıktan ve doğrulandıktan sonra, mektubu düzgün bir şekilde açtığınızdan emin olmalısınız - bu, alıcıyı yansıtan doğru selamlamayı kullanmak anlamına gelir.
Kime yazdığınızdan emin değilseniz, “ kime ilgili olabilir (yeni sekmede açılır) ” klasiğini kullanın. Muhatapla kişisel bir ilişkiniz yoksa, resmi bir “Sevgili” ve ardından mesleki unvan ve soyadını kullanın. Yalnızca o kişiyle resmi olmayan ve dostane bir ilişkiniz varsa ilk adlarını kullanın.
Her zaman gerekli değildir, ancak alıcının belgenin içeriğini hızlı bir şekilde tanımlamasına yardımcı olmak için selamlamanın üstüne veya altına bir konu satırı eklemek isteyebilirsiniz. Bu, özellikle alıcı çok sayıda posta alıyorsa yararlıdır.
yazma yolunda
Adresleri ve selamları sıraladıktan sonra sıra mektubun ana metnini yazmaya geliyor. İçerik kesinlikle size bağlı olsa da, bir iş mektubunda iletişimin genel amacını ele almak için her zaman ilk paragraf kullanılmalıdır.
Profesyonel bir mektubun tutarlı biçimlendirmesi olmalıdır. Metniniz tek satır aralığı kullanmalı ve ideal olarak sola dayalı olmalıdır. Her paragraf arasında net bir çizgi bırakmalısınız.
Net, profesyonel bir dil kullanın, konuya odaklanın ve son paragrafınızda noktalarınızı özetleyin. Daha fazla işlem yapılması gerekiyorsa, alıcının bundan sonra ideal olarak ne olacağını bilmesini sağlamak için kibar bir talimat veya harekete geçirici mesaj ekleyin.
güçlü bir bitiş
Mektubunuzun ana gövdesini tamamladığınızda, her şeyi düzgün bir şekilde kapatmalı ve profesyonel bir üslup sürdürmelisiniz. Bir mektubu "içtenlikle, saygılarımla" gibi bir selamlamayla veya alıcıyla daha yakın bir ilişkiniz varsa "en iyisi" veya "teşekkür ederim" gibi daha az resmi bir ifadeyle tamamlayabilirsiniz.
Mektubu yazdırıp postalayacaksanız, imzanız için dört satır bırakın ve ardından tam adınızı ve unvanınızı yazın. Belgeyi e-postayla gönderecekseniz (yeni sekmede açılır) bunu yapmanıza gerek yoktur - fazladan boşluk bırakmadan tam adınızı ve unvanınızı yazmanız yeterlidir.
Mektubun bu noktasında, mektuba eklediğiniz belgelerin adlarını listelemek için kısa bir not da bırakmak isteyebilirsiniz. Fazladan evrak içeren bir mektup göndermek zorunda kaldıysanız bu kullanışlıdır çünkü bu, alıcının hiçbir şeyin kaybolmadığını kontrol edebileceği anlamına gelir. Mektubu kendiniz yazmadıysanız, bu noktada daktilo sahibinin baş harflerini de ekleyebilirsiniz.
Ayrıntıları doğru alın
Profesyonel bir mektubu düzgün bir şekilde biçimlendirmek istiyorsanız, uymanız gereken dört temel kural bunlardır. Bunun ötesinde, gerçekten harika bir iş çıkardığınızdan ve mektubunuzun istenen sonuçları aldığından emin olmak için bu ek ipuçlarına uymalısınız.
Göndermeden önce belgeyi yeniden okumalısınız - mektubun içinde yazım veya dilbilgisi hataları varsa profesyonel görünmeyeceksiniz. Biçimlendirmenizi tutarlı tutun ve baştan sona aynı yazı tipini (yeni sekmede açılır) kullanın ; Times New Roman, Garamond veya Calibri gibi profesyonel bir yazı tipi idealdir.
Ne yazarsanız yazın, çok fazla ayrıntı kullanmadığınızdan emin olun. Bir mektup, hiç de önemli olmayan ayrıntılar arasında sıkışıp kalabilir. Gereksiz kelimeler veya anlamsız sektör jargonu kullanmayın ve kısaltmalardan kaçının; alıcının ne demek istediğinizi anlayacağından emin olamazsınız.
- En iyi yazma yazılımıyla (yeni sekmede açılır) yazınızdaki gereksiz dilbilgisi ve noktalama hatalarından kaçının