Defter tutmak yasal bir zorunluluktur. Ancak iş açısından bakıldığında, defterleri dengeleyebilmek, nakit akışınızı kontrol etmek ve işinizi ayakta tutmak için de temeldir.
Neyse ki, ekmek ve tereyağlı fasulye sayımı ve temel finansal tahminler zor değil - sadece neyin geldiğini ve neyin çıktığını bilmeniz ve ihtiyaç ortaya çıkar çıkmaz finansal kararlar almaya hazırlıklı olmanız gerekiyor. Şirketinizin günlük hesaplarını yönetmekten bütçelemeye ve geleceğe yönelik planlamaya kadar , işinizi nasıl yolunda tutacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.
- En iyi küçük işletme yazılımları derlememize göz atın (yeni sekmede açılır)
- Ve işte 2021'in en iyi bütçeleme yazılımı listemiz
- Bu, 2021'in en iyi kişisel finans yazılımıdır
Günlük muhasebe
Muhasebeciniz mali durumunuzun daha geniş tarafını idare edebilirken, tam olarak hangi paranın geldiğini ve hangi masrafların çıktığını iyi bir şekilde kavramanız gerekir. Daha küçük şirketler genellikle temel defter tutmanın şirket içinde yapılmasının pratik olduğunu fark eder.
Bunu ister kendiniz yapın, ister ekibin başka bir üyesi halleder, muhasebe konusundaki sabrınıza bağlıdır. Ne olursa olsun, bir şirket yöneticisi olarak hesapları düzenli olarak kontrol etmelisiniz. Defter tutma, hangi paranın kimden geldiğinin, neyin ne zaman gireceğinin ve giden harcamalarınızın kaydını tutmayı içerir.
İkincisi, kira, ücretler, yazılım/donanım alımları, malzeme maliyetleri, süslü bitki çay poşetleri gibi şeyleri içerir... İşle ilgili her şey ve her şey kaydedilmelidir.
YAPIN: Muhasebeyi düzenli bir egzersiz haline getirin. KDV veya yerel vergi ödemeniz gerekip gerekmediğini görmek için cironuzu izleyin ve evrak işlerini düzenli bir sistemde tutun.
YAPMAYIN: Hesaplarınızda kişisel ve ticari harcamaları karıştırmayın. Ayrıca limited şirketten ücret olmadıkça para almayın.
sayı oyunu
En temelde, defter tutma bir hesap defteriyle yapılabilir, ancak hatalar yapılabileceği ve özellikle esnek olmadığı için bu ideal değildir. Gerekirse değiştirebileceğiniz şablonları olan Excel gibi bir programda bir elektronik tablo kullanmak daha iyi bir fikirdir .
Bir e-tabloya aşina olduğunuzda, finansal planlama için daha karmaşık işlevleri kullanmaya başlayabilirsiniz. Veya özel finansal yazılımlara yatırım yapabilirsiniz. Aylık olarak ödenen daha ucuz ve daha az karmaşık bir çevrimiçi hizmet kullanabilir veya gelir, KDV, maaş bordrosu vb. takip eden tam bir pakete yatırım yapabilirsiniz. Öğrenme eğrisi dik olabilir, ancak iyi harcanan zamandır.
Bir işi tamamlar tamamlamaz faturaları gönderin ve bu paranın ne zaman ödenmesi gerektiğinin kaydını tutun. Ödeme gecikirse, mümkün olan en kısa sürede müşteriyle iletişime geçin. Faturalar kaybolabilir veya size geri verilmemiş olabilecek nedenlerle askıya alınabilir.
Birleşik Krallık'ta bir limited şirket olarak, yasa gereği faturalar, makbuzlar ve mali kayıtlar gibi tüm evrakları son altı yıl boyunca (ortaklık için beş yıl) saklamanız gerekir. Gelir İdaresi bu kayıtların mevcut olmadığını tespit ederse, ağır bir cezayla karşı karşıya kalabilirsiniz. Tüm elektronik kayıtları ve evrakları yedekleyin ve arşivleyin.
Doğru muhasebeci nasıl bulunur?
Vergiler, bütçe sürecinizin ayrılmaz bir parçasıdır ancak yasal bir mayın tarlası oluşturabilirler. Tam olarak neden sorumlu olduğunuz konusunda mükemmel bir kavrayışa sahip değilseniz, iyi bir muhasebeciye ihtiyacınız olacaktır.
Ne nedir?: Kısacası, Birleşik Krallık'taki bağımsız tüccarlar ve ortaklıklar, kazançları üzerinden gelir vergisi alır; limited şirketlerde kazançlar üzerinden kurumlar vergisi, çalışanlar ise gelirleri üzerinden gelir vergisi alınır. Birleşik Krallık'ta, firmanız bir mali yılda £82.000'den fazla ciro yaparsa, KDV için de kayıt yaptırmanız gerekir. Karmaşıktır, ancak iyi bir muhasebeci doğru anlamanızı sağlayacak ve nelerin talep edilebileceği konusunda tavsiyelerde bulunacaktır.
Etrafına sorar: İyi inşaatçılar ve tesisatçılar gibi (birkaç tane var), muhasebeciler de yeni işler kazanmak için iyi ağızdan ağza iletişim kurarlar. Öneriler için bölgenizdeki diğer benzer işletmelere danışın. Genellikle insanlar, sizi yetersiz olanlara karşı uyarma olasılıklarının fazlasıyla yüksek olması gibi, finansal profesyonellerle olumlu deneyimler paylaşmaktan çok memnun olurlar.
Resmi kurumlar arayın: İngiltere ve Galler'deki Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü , İskoçya Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü , Amerikan Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü ve Uluslararası Muhasebeciler Birliği, muhasebecilere dayalı tüm sorgular hakkında tavsiyelerde bulunacaktır.
Fiyata göre seçim yapmayın: Her zaman bir muhasebecinin ne kadar - ve ne zaman - ücret alacağını öğrenin. Bazıları yıllık olarak tercih etse de, normalde saatlik olarak faturalandırırlar - ancak birçoğu ödeme koşulları konusunda esnek olacaktır. Bir şirkette bir ortağın, küçük bir üyeden daha pahalıya mal olmasına rağmen, her şeyin hizmetle ilgili olduğunu unutmayın. Küstahça veya göz korkutmadan size gerçeği söyleyecek birine ihtiyacınız var.
Yazılı olarak alın: Bir muhasebeci atadığınızda, size şartlarını ve koşullarını gönderdiklerinden ve sizin için ne yapacaklarını tam olarak belirttiklerinden emin olun. İyi biri, yalnızca vergi zamanında değil, düzenli olarak iletişim halinde olacaktır. Benzer şekilde, herhangi bir sorun, soru veya durum değişikliği hakkında bilgi vermek için onlarla mümkün olan en kısa sürede iletişime geçmelisiniz. Aptal gibi görünen finansal sorular sormaktan korkmayın.
Dış kaynak mı yoksa değil mi?: İşletmeniz büyüdükçe, günlük mali işlerin çoğunu bir muhasebeciye devretmeyi tercih edebilirsiniz. Daha büyük firmalar, veri girişi ve KDV'den personel ödemesine kadar her şeyi halleder. Alternatif olarak, Mazuma gibi hizmetler, sabit bir ücret karşılığında web tabanlı bir uygulama aracılığıyla faturalandırma, giderler, ödemeler ve vergi dahil olmak üzere hesaplarınızı çevrimiçi yapmanızı sağlar.
Akıllı faturalandırma ipuçları
Grafik tasarımcı Adrian Shaughnessy, 'Ruhunuzu Kaybetmeden Nasıl Grafik Tasarımcı Olunur' adlı kitabında, “Aşamalı ödemeler istemek iyi bir uygulamadır. Reddederlerse, borçlarını yerine getirme yeteneklerine ve istekliliklerine karşı haklı olarak temkinli davranabilirsiniz.”
Hiçbir şeyi şansa bırakmayın - faturalarınızın ilgili bilgilerin her bir parçasını içerdiğinden emin olun. Yardımcı olması için, iş faturalandırmanızı iyileştirmeye yönelik sekiz temel ipucunu burada bulabilirsiniz.
Kolaylaştırın: Her faturada bir iş referansı, posta adresiniz, bir e-posta adresi ve tutar ve uygunsa vergi dökümü bulunmalıdır. Bir limited şirket işletiyorsanız, kayıtlı ofisi – genellikle muhasebecinizin ofisini – şirket numaranızı ve Birleşik Krallık'ta KDV numaranızı listelemeniz gerekir.
Müşterilerinizi inceleyin: Endişeleniyorsanız, bir işe başlamadan önce bir müşteriyi araştırın. Geç ödeme hikayeleri için müttefik veya benzer işletmelerle görüşün. Birleşik Krallık'ta, Companies House en son hesaplarını küçük bir ücret karşılığında sağlayacaktır ve ayrıca, onlara karşı herhangi bir bölge mahkemesi kararı olup olmadığını çevrimiçi olarak kontrol edebilirsiniz.
Koşulları kabul edin: Standart ödeme koşulları teslimattan itibaren 30 veya 60 gündür; aynısı, işin teslimat aşamalarına bölünmesi durumunda da geçerlidir. Sözleşme alamadıysanız, şartlarınızı belirten bir e-posta gönderin ve geç ödemenin faiz getirdiğini açıklayın. Aksi takdirde, yasal olarak onların şartlarını kabul etmiş olursunuz.
Nasıl ödeyecekler?: Her yeni müşterinin nasıl ödeme yapacağını öğrenin. Birleşik Krallık'ta doğrudan elektronik BACS ödemesi popülerdir; faturanıza hesap adınızı, sıralama kodunuzu ve hesap numaranızı ekleyin. Çekler için işletme adınız yeterlidir. Daha küçük müşteriler PayPal sunabilir, ancak ücretin yaklaşık yüzde beşini kaybedersiniz.
Zirvede kalın: Kimin neye borcu olduğunu ve paranın ne zaman ödenmesi gerektiğini her zaman takip edin. En azından, bir proje listesine, vadesi gelen tutarlara, fatura tarihlerine, faturaları gönderdiğiniz ve ödeme yapanlara ihtiyacınız var. Bir muhasebeci çalıştırsanız bile, kendi mali durumunuzu kontrol altında tutmanız önemlidir.
Geç ödemeyi kovalayın: Fazladan bir ay küstahça ama sıra dışı değil. Ödeme bir hafta geciktiyse, nedenini öğrenmek için bir arama yapın ve ardından bu işlemi yedi günde bir tekrarlayın. Ödeme bir ay geciktiyse, geciken ödemeler için faizin ödeneceğini hatırlatan bir hatırlatma ile birlikte tekrar bir fatura ve hesap özeti gönderin.
Çok geç ödeme: Birleşik Krallık'ta, küçük şirketler yasal olarak geç ödeme için taban oran üzerinden yüzde sekiz faiz artı sabit bir tazminat ücreti ve borç tahsilat maliyetleri talep etme hakkına sahiptir. Bunu sizin için çözen çevrimiçi hesaplayıcılar bulabilirsiniz. Bu seçeneği düşünüyorsanız, ABD'deki eyalet yasalarınızı kontrol edin.
Yasal işlem yapın: Üç ay sonra, şirkete faizi de dahil olmak üzere tekrarlanan bir beyan veya fatura gönderin ve yerel asliye mahkemesinde yasal işlem başlatmakla tehdit edin. Hemen ardından tekrar arayın. Birkaç hafta izin verin, onları son bir kez arayın ve e-posta gönderin, ardından yasal işlemleri başlatın.
- Ayrıca en iyi iş planı yazılımını da sunduk (yeni sekmede açılır)