Tüm işletme sahiplerinin bildiği gibi vakit nakittir. İş akışı, zaman yönetimi ve iç yönetim – bu süreçleri daha verimli hale getirebilirseniz, yalnızca kârlılığınızı artırmakla kalmaz, aynı zamanda iş hayatının yaratıcı yönüne daha fazla odaklanmak için zamanınızı serbest bırakırsınız.
Her işletme, verimliliğini artırmaktan fayda sağlayabilecek olsa bile, ekibinize nasıl bir proje yöneticisi eklediğinizi bilmeniz yeterlidir, şirketinizin başkanı olarak iyi bir organizasyonun temellerini atmanız gerekir. Bu yüzden bir adım geri atın ve bazı süreçleri yerine getirin - müşterileriniz, banka bakiyeniz ve akıl sağlığınız size teşekkür edecek. Verimlilik aydınlanması için okumaya devam edin.
Mükemmel proje yönetimi
İşletmenizin, işin yapılmasını sağlamaya devam ederken yaratıcılık için bir platforma ihtiyacı var. Mükemmel proje yönetimi – fikir, coşkunuzu azaltabilir, ancak organize olmak, her seferinde zamanında, harika işler ortaya çıkarmanın anahtarıdır.
İşletmenizin son teslim tarihlerine ve taleplere, bütçelere ve faturalandırmaya, dosyalara ve geri bildirimlere - yol boyunca getirebileceğiniz herhangi bir personelden bahsetmeye bile gerek yok - hakim olması gerekir. Peki sır ne?
İster manuel ister dijital olsun, projelerinize mantıklı bir şekilde yaklaşılmasını sağlayacak bazı verimli sistemlere ve süreçlere ihtiyacınız var. Harici müşteriler için iş üstleniyorsanız, işlerin zirvesinde kalmanız veya iş yükünüz altında ezilme riskini almanız gerekir.
Brief'i analiz edin:
Bir projeyi kazandıktan sonra, brief'i analiz edin ve onu bitirmek için ne yapmanız gerektiğini hesaplayın. Müşterinizin faaliyet gösterdiği pazar, markası, işi, rakipleri vb. hakkında ne kadar araştırma yapmanız gerekiyor? Araştırma ve ilham için zaman planlayın, fikirlerin taslağını çizin ve geliştirin.
Ayrıntıları doğru alın:
Özeti ve ücret karşılığında ne sunduğunuzu belirlerken mümkün olduğunca spesifik olun. Bu zaman alabilir, ancak genellikle uzun vadede çok fazla acıdan tasarruf sağlar. Süreçleriniz hakkında ne kadar çok şey açarsanız, müşteri yaptığınız şeyin değerini o kadar çok görecektir.
Konuşmayı günlüğe kaydedin:
Müşterilerle konuşurken notlar alın ve geri bildirimleri günlüğe kaydeden bir belge tutun. Bir toplantı veya telefon araması yaptıktan sonra, üzerinde anlaşmaya vardığınız konuları özetleyen bir e-posta gönderin. Herhangi bir şey yanlış anlaşıldıysa, müşteri bunu açıklığa kavuşturabilir.
Yükü paylaşın:
Başka kişilerle bir iş yürütüyorsanız, proje yönetimi iş yükünü bölün. Her biriniz bir seferde bir projenin sahipliğini alabilir ve tamamlanmasını sağlayabilirsiniz. Yine de genel bir sistem üzerinde anlaşın. Her kişinin sistemi farklı ise kafa karışıklığına yol açar.
Önce diğerlerini harekete geçirin:
Projenizin bazı kısımlarını başkalarına atamanız gerekiyorsa, kendiniz çalışmaya başlamadan önce onları bilgilendirin ve başlamalarını sağlayın. Üzerinizde asılı bir şey olduğunu hissetmezsiniz ve ayrıca Darboğazları ve son dakika 'neden bu yapılmıyor?' bedlam.
Zaman Çizelgeleri:
İşletmenizin her işte kaç saat harcadığını haftalık zaman çizelgeleriyle kaydedin ve verimli çalışıp çalışmadığınızı ve doğru miktarda ücret alıp almadığınızı hesaplamak için bu verileri kullanın.
Müşterilere son tarihler verin:
Bazen müşterinizin de son teslim tarihlerini karşılaması gerekir, aksi takdirde teslimat yapamazsınız. Müşterinizden herhangi bir bilgiye veya bileşene ihtiyaç duyarsanız, neye ihtiyacınız olduğu konusunda irtibat kişinizle çok erken iletişim kurun ve hepsini ne zaman alacağınıza ilişkin son teslim tarihlerini kabul edin.
Geribildirim zamanı:
Kişisel olarak ne kadar süreceğini düşündüğünüze bağlı olarak her bir aşamanın ne kadar süreceğini tahmin etmeyin. Siz ve çalışanlarınız için işi tartışmak ve geliştirmek ve müşteri geri bildirimi için zaman yaratın. Değişiklikler beklenenden daha uzun sürüyor.
Biraz karamsarlık:
Ters gidebilecek şeyler her zaman doğru değildir, ancak sorunları öngörmek çok önemlidir. Müşterilerin, personelin ve tedarikçilerin size söylediklerini dinleyin. Bir son teslim tarihine 'evet' derler ancak çok meşgul olduklarını da eklerlerse, gerçekçi olup olmadıklarını anlamak için soru sormaya değer.
Uzun vadeli planlama:
Aynı hafta içinde iki büyük projeyi tamamlayan herkes, çakışan teslim tarihlerinin öldürücü olabileceğini bilir. Mümkünse, büyük projelerinizin yaklaşık iki haftada bir sonuçlanması için bir döngü geliştirin. Bu şekilde dikkatiniz dağılmaz ve her müşteriye en iyisini verebilirsiniz.
Temel zaman yönetimi ipuçları
Zamanınızla ilgili çelişkili taleplerle karşılaşacaksınız, bu nedenle biraz ileriye dönük planlama, temettü ödeyecek.
Birincisi, en kötüsü:
Pek çok insan, sevmedikleri işlerle uğraşmanın ilk iş olarak onları yoldan çektiğini fark eder. Ne zaman en üretken olduğunuzu bilin ve zirvedeyken sıkıcı, zor veya daha fazla vergi gerektiren görevleri bitirin.
Listeye bağlı kalın:
Etkili proje yönetimi, kendi zamanınızı yönetmekle başlar ve biter. Her gün bir yapılacaklar listesi yapın ve ona bağlı kalın. Yedek girişleri dahil edin – listenizdeki bir şey gecikirse veya düşerse ulaşabileceğiniz şeyler.
Önceliklendirmeyi öğrenin:
Görevler günden güne değişir ancak bazıları diğerlerinden daha önemli olacaktır, bu nedenle yapılacaklar listenizi hazırlarken o gün gerçekten yapılması gereken işleri işaretleyin.
Bir proje yöneticisi getirin:
Zor buluyorsanız, iyi bir proje yöneticisi getirmek işinizde verimliliği artırmanın en hızlı yoludur.
Esnek çalışın:
Bazı günler işler planlandığı gibi gitmez, bu nedenle bazı şeyleri değiştirmek için esnekliğe izin verin. Ve gerçekçi olun – ulaşılamaz hedefler koymayın. Herhangi bir görevi devredebilir misiniz?
Yiyin, için ve mutlu olun:
Bir iş yürütmenin baskısını dinlenmek için zaman ayırmakla dengelemek önemlidir; egzersiz yapmak, sağlıklı beslenmek ve yeterince uyumak genel üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olur.
E-postayı düzenleyin:
E-postanızı beş dakikada bir kontrol etmek, verimliliğinizi düşürmenin en hızlı yoludur. E-posta ile ilgilenmek için bir program belirleyin - müşterilerinizin dünyanın neresinde bulunduğuna bağlı olarak, belki sabah ilk iş ve sonra tekrar öğleden sonra.
Müşterilere karşı katı olun:
Bir e-posta programınız olduğunda, müşterilerinizin bunun yerine sizi telefon aramalarıyla boğmamaları için bilgilendirin. Bir müşterinin makul olandan daha fazla zaman aldığını fark ederseniz, kararlı olun ve isteklerinin verimsiz hale geldiğini kibarca açıklayın.
Gantt şeması ana sınıfı
Pahalı proje yönetimi programlarından daha az emek yoğun olan bir Gantt şeması, ilerlemenizi takip edecektir.
Parçalara bölün: Excel veya Word'de bir Gantt şeması
oluşturabilir veya beyaz tahtaya çizebilirsiniz. Yapmanız gereken ilk şey, işinizi, sizin tarafınızdan, ekibiniz tarafından ve müşteri tarafından yapılması gereken görevlere göre ayırmaktır. Excel'de Gantt grafiği oluşturma hakkında daha fazla bilgi Microsoft destek sayfasında bulunabilir (yeni sekmede açılır) .
Hepsini listele:
Görevleri sol taraftaki bir listeye yazın. Listenin içeriği, elbette, içinde bulunduğunuz işin türüne ve ne tür ürün veya hizmetler sağladığınıza bağlı olacaktır. Bununla birlikte, çalışmanızın müşteriler tarafından kontrol edildiği herhangi bir zamanı ve gerekli olabilecek değişiklikleri de hesaba katmanız gerekecektir.
Zaman faktörü:
Zaman, grafiğin üst kısmında soldan sağa doğru temsil edilir. Çoğu proje, katkıda bulunanların gün cinsinden ölçülen sürelerine dayanır, bu nedenle 'M', 'T', 'W', 'T' ve 'F' başlıklı küçük sütunlara sahip olmak en iyisidir ve bunların üzerinde haftalar geçmesini engeller. Hafta sonlarını dahil edip etmemek size kalmış.
Bir sipariş oluşturun:
Şimdi projenin hangi parçalarının bağımsız olarak yapılabileceğini ve hangilerinin birbirine bağlı olduğunu belirleyin. Örneğin, bir tasarım stüdyosu işletiyorsanız, bir broşürün mizanpajına başlanabilir, ancak kopya, fotoğraf ve illüstrasyonlar olmadan tamamlanamaz. Görevleri, sol tarafta tamamlamalarını istediğiniz sırayla yeniden sıralayın.
Renk kodu:
Zor kısım, her öğe için ne kadar süre gerektiğini tahmin etmektir. Bunu, günleri soldan sağa doğru doldururken renk kodlarıyla çizin. Tasarım stüdyosu örneğinde kalarak, konseptler dört gün, müşteri onayı iki gün, mizanpaj beş gün ve metin yazarlığı iki gün sürebilir. Daha sonra bir bağımlılık modeli ortaya çıkacaktır.
Formül:
Bir projenin bir bölümünün ne kadar süreceğini tahmin etmek deneyimle sağlanır. Kaba bir formül, projenin her bir unsurunun iyimser bir değerlendirmesini ve en kötü durum görüşünü almak ve ardından ikisinin ortalamasını almaktır.
Maliyetlendirin:
Projenin her bir bölümü için her gün harcamayı beklediğiniz tutarı, bloke edilen gün sayısıyla çarparak projeyi maliyetlendirin. Fotoğrafçılık günlük 600 Dolar, tasarım 350 Dolar, metin yazarlığı 400 Dolar, web geliştirme 800 Dolar vb. Tablo aynı zamanda, bir fotoğrafçı veya web geliştiricisi gibi bir dış yardıma ne zaman ihtiyaç duyacağınızı da size söyleyecektir, böylece onları çok önceden rezerve edebilirsiniz.
Değişiklik olabilir:
İlerledikçe Gantt grafiğinizi güncelleyin çünkü işler değişmek zorunda. Ancak, orijinalinizi sakladığınızdan emin olun, böylece proje tamamlandığında geri dönüp projeksiyonlarınızın nerede doğru ve nerede sallantıda olduğunu görebilirsiniz.
- En iyi çevrimiçi pazarlama hizmetlerini listeledik (yeni sekmede açılır) .