Müşteri verilerini takip etmek için elektronik tablo yazılımını kullanmaya yeni başlayan küçük işletmeler için caziptir. Bir CRM programı bunu yapmanın daha iyi bir yolunu sunar. CRM ve elektronik tablo tartışmasında, veri güvenliğini, rahatlığını ve ölçeklenebilirliği iyileştirebilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek için, CRM'nin yerine elektronik tablo kullanma hakkındaki makalemizi okuyun . Kötü bir fikir olmasının 5 nedeni.
Bir elektronik tablodan profesyonel bir CRM programına geçmeye hazır olduğunuzda, bu hareketi doğru şekilde yapmak için bu altı basit adımı izleyin.
1. Bir CRM programı seçin
Piyasada yüzlerce CRM programı var ve ihtiyaçlarınıza uygun birini seçmek bunaltıcı olabilir. Aramanızı daraltmanıza yardımcı olmak için en iyi CRM yazılımı (yeni sekmede açılır) için seçtiklerimizin bir listesini bir araya getirdik .
Zoho CRM (opens in new tab) is great for small businesses looking for an affordable CRM that can import data directly from Excel. Give it a try if you want a quick and easy solution. For more information about Zoho, please read our full Zoho CRM review (opens in new tab).
When researching CRMs, you will find that most can replace a spreadsheet. Review the key features of each, like marketing automation, security, and integrations with other programs. To get the best bang for your buck, find a CRM that integrates with your existing software, keeps your customers' data safe, and has features that fit your specific business requirements.
2. Format your spreadsheet
You should format your spreadsheet so it translates correctly into the CRM. This step is time-consuming, but you only have to do it once. The CRM, like your spreadsheet, will contain fields for the customer's first and last name, company name, address, etc. You must arrange these fields in the right order on the spreadsheet for the CRM to populate correctly.
Most CRM providers offer guides on how to format your spreadsheet properly. Zoho CRM has a data import wizard that will guide you through the spreadsheet formatting process. If your CRM doesn’t offer such a wizard, check its customer support site, which will probably have a template with the correct format.
3. Convert your spreadsheet to the correct format
The most widely used spreadsheet program on the market is Microsoft Excel (opens in new tab), which saves spreadsheets in the .xlsx format by default. Other formats exist such as .doc, .docx, and .xlsm. Not all CRMs can read these formats, so you must convert your spreadsheet into a format they can read, which is usually .csv.
To convert an Excel spreadsheet into the .csv format, open your sheet, navigate to File > Export > Change File Type, and click CSV. Choose a location to save your new .csv file, and wait for Excel to finish converting.
Note that .csv is a plain text format, so images or advanced text formatting will be lost during the conversion process.
4. Review data before import
Verileri içe aktarmadan önce, olası uyumsuzluklar için verilerin bütünlüğünü iki kez kontrol edin. CRM'nizin şablonuna göre tüm alanların doğru şekilde adlandırıldığını kontrol edin. CRM'de bazı verilerin açılır veya madde işaretli listelere aktarıldığını unutmayın. Örneğin, bir CRM'de kadın unvanı için üç seçenek içeren bir açılır liste bulunabilir: Bayan, Bayan ve Dr. Bir elektronik tablodan açılır listeye aktarılan tüm verilerin tam olarak listede olduğu gibi yazıldığından emin olun. Son olarak, boş satırları veya sütunları kontrol edin, çünkü bazen bir CRM belirli sayıda boş satırdan fazlasını içe aktaramaz.
Bazı karakterler yasaklanmış olabilir, yani verilerinizi içe aktardığınızda mevcutsa, bu bir çökmeye neden olabilir. CRM sağlayıcınız, destek sitesinde veya veri alma sihirbazında yasaklanmış karakterleri listelemelidir. E-tablonuzda yasak karakterlerin bulunmadığını doğrulamak için bul özelliğini kullanın (genellikle klavyenizdeki Ctrl+F aracılığıyla).
5. Verilerinizi içe aktarın
İçe aktarma işlemi, CRM'nize bağlı olarak farklılık gösterebilir, bu nedenle, seçtiğiniz CRM'ye ilişkin süreci öğrenmek için ilgili destek sitesine başvurun. Zoho için Oluştur düğmesine tıklayın ve müşteri adayları, firmalar, kişiler vb. gibi içe aktarmak istediğiniz veri türünü seçin. .csv dosyanıza gidin ve içe aktarmak için üzerine tıklayın.
İçe aktarma için gereken süre, içe aktarılan dosyanın boyutuna ve internet bağlantınıza bağlı olarak saniyeler, dakikalar veya saatler arasında değişir. İşlem tamamlandığında, veriler elektronik tablodan CRM'ye aktarıldığı için teknik olarak işiniz bitti demektir. Ancak, başarılı bir aktarım sağlamak için atılması gereken bir adım daha var.
6. Verilerinizi doğrulayın
CRM'niz içe aktarma işlemini tamamladıktan sonra, birkaç müşteri dosyası açın ve her şeyin eşleştiğinden emin olmak için alanları inceleyin. Adın olması gereken yerde soyadı, adres numarası alanındaki harfler vb. gibi yanlış alanlardaki verilere dikkat edin.
Çoğu CRM programı, önceden belirlenmiş kurallara göre belirli alanların doğruluğunu kontrol etmek için kullanılabilecek doğrulama araçları sunar. Örneğin birim numarası gibi belirli bir alan sadece sayı olabiliyorsa CRM'de bunun için bir kural oluşturabilirsiniz. CRM, gözden geçirmeniz ve düzeltmeniz için bu kurala sahip tüm alanları otomatik olarak işaretler ve harfler veya sayılar dışında herhangi bir karakter içerir.
Doğrulama kuralları, dönüştürme sırasında hataları yakalamanıza yardımcı olabileceğinden, bir e-tablodan veri dönüştürürken özellikle yararlıdır.
Özet
Bir elektronik tablodan profesyonel bir CRM'e veri aktarmadan önce ihtiyaçlarınıza uygun bir program seçmelisiniz. Yukarıdaki 'en iyiler' listemize ek olarak, aramanızı daraltmanıza yardımcı olacak en iyi ücretsiz CRM yazılımları (yeni sekmede açılır) ve küçük işletmeler için en iyi CRM (yeni sekmede açılır) listelerine sahibiz.
Bir CRM programı seçtikten sonra, e-tablonuzu aktarıma hazırlamak için uygun adımlar için programın destek sitesine başvurun. Genellikle .csv olmak üzere uygun dosya biçimlerine dikkat edin ve e-tablonuzu düzgün biçimlendirdiğinizden ve yasak karakterlerden kaçındığınızdan emin olun.