E-postada nasıl harika olunur
Beğenin ya da beğenmeyin, e-posta, zaman içinde gelip geçebilecek hizmetlerden bağımsız, güvenilir bir kanal sağladığından, çevrimiçi iletişimlerimizin çoğunun temelidir. Peki, e-postanızdan en iyi şekilde nasıl yararlanırsınız?
E-postadan istediğinizi alın
Sosyal medya sohbetlerinin, mesajlaşmaların ve hatta telefon görüşmelerinin aksine, bir e-postanın bir kalıcılık düzeyi vardır ve çoğu durumda, diğer çevrimiçi iletişim araçlarının iletmekte zorlanabileceği ciddi bir tavır vardır.
Bu nedenle, gerçekten yazmaya başlamadan önce, e-postadan ne istediğinizi düşünün. Bu yalnızca iletilen bir şakaysa, muhtemelen göndermeye değmez, ancak ikincil bir taraftan bilgi veya eylem almaya çalışıyorsanız, bunu mümkün olan en kısa sürede mümkün olduğunca netleştirin. Önyargılı e-postalar, özellikle birisiyle ilk kez iletişim kuruyorsanız, hızla unutulan e-postalardır.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: Terry Presley/Flickr/CC BY-SA 2.0)
konu satırları
E-postanızın konu satırını reklam konuşması olarak düşünün. Reklamlar genellikle kısa ve özdür, çünkü dikkatinizi çekmek için fazla zamanları yoktur. Aynısı, gönderdiğiniz herhangi bir e-posta için tamamen geçerlidir. Her e-posta tam olarak okunmayacak, ancak e-postası olan herkes en azından gelen kutusunun konu satırlarını düzenli olarak tarayacaktır.
Konu satırlarındaki kısalık sizin dostunuzdur ve bu genel olarak e-postalarınıza uygulamaya değer bir ilkedir. Konunuzu kısa ve öz yapın, göze çarpacaktır, ancak her şeyi büyük harfle yazma veya bir sürü gereksiz noktalama işareti veya iletilirse sizi utandırabilecek veya rahatsız edebilecek herhangi bir şey kullanma dürtüsüne karşı koyun.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: Cambodia4kids.org/Flickr/CC BY-SA 2.0)
ne zaman gönderilmeli
Hem içeriğe hem de gönderen ile alıcı arasındaki ilişkiye bağlı olduğundan, e-posta göndermek için "en iyi" zaman konusunda kesin ve kesin bir kural yoktur.
Bir çalışma ortamında, çoğu insan gelen kutularını iş gününün nispeten erken saatlerinde kontrol eder, bu nedenle küçük ve kolayca eyleme geçirilebilir öğeler en iyi o zaman ele alınabilir, ancak bunu potansiyel olarak yüzlerce kişiyi inceleyecekleri gerçeğiyle karşılaştırmalısınız. aynı anda diğer e-postalar.
Gönderecek daha uzun ve daha ağır metniniz varsa, insanlar işte dinlenirken öğleden sonra daha sonra ele alınma olasılığının daha yüksek olduğunu gösteren kanıtlar var, ancak aynı şey iş e-postası alma oranlarının arttığı hafta sonları için geçerli değil. akıllı telefonların her zaman bağlı olduğu dünyada bile belirgin bir şekilde düşmek.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: Alan Cleaver/Flickr/CC BY-SA 2.0)
E-postanıza ne yazmalısınız?
Tebrikler! Konu satırınız işe yaradı ve şimdi alıcınız e-postanıza bakıyor. Yine burada, her şeyi basit ve öz tutmak, e-postanızdan istediğiniz her şeyi almak için en iyi seçeneğinizdir.
Bir soru soruyor veya bir işlem talep ediyorsanız, bunu e-postanızın önüne ve ortasına koyun, çünkü alıcınızın postalarına göz gezdirmesi veya okurken dikkatinin dağılması riski her zaman vardır. Durumunuzu açıkça belirtmeniz, genellikle alıcının harekete geçmesine yol açarken, saçmalamak onları çabucak kaybeder. Unutmayın, muhtemelen sizinkiyle birlikte ilgilenmeniz gereken yüz veya daha fazla başka e-posta vardır.
Geniş bant bağlantıları son yıllarda önemli ölçüde iyileşmiş olsa da, e-postayla gönderdiğiniz eklerin sayısını sınırlamak yine de iyi bir fikirdir. Bazı gelen kutusu kurulumları, belirli bir boyutun üzerindeki ekleri basitçe reddeder, ancak bu sınırın altına girseniz bile, alıcınızın e-postalarına nereden erişeceği üzerinde hiçbir kontrolünüz olmaz.
Hızlı ev veya ofis bağlantılarında olabilir, ancak aynı şekilde, her KB veri için kendilerine mal olan ve ağın kullanıcı doygunluğu nedeniyle yalnızca damlama verisine mal olan, kesintili bir mobil bağlantı kullanıyor olabilirler. Şüpheye düştüğünüzde, büyük ekler için Dropbox gibi bir çevrimiçi depolama hizmeti kullanın , böylece alıcınız büyük dosyalara ihtiyaç duyduğu anda ve ihtiyaç duyduğunda erişebilir. Bu hareketi takdir edecekler ve sonuç olarak e-postanızla daha iyi bir izlenim bırakacaksınız.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: Blake Burkhart/Flickr/CC BY-SA 2.0)
Alanları gönderme
Bir e-postadaki Kime: alanının ne için olduğunu herkes bilir, çünkü fiziksel zarfların dışına koyduğumuz adreslerle aynı işlevi görür. Bununla birlikte, bunun ötesine geçin ve kafa karışıklığı ve hatalar en üst düzeyde hüküm sürer.
İlk olarak, "Karbon Kopya" nın kısaltması olan CC var. İkincil e-posta alıcıları için tasarlanmıştır ve temel fikri, tartışmanızın doğası hakkında ek bir tarafı uyarıyor olmanızdır. Buradaki klasik örnek, bir meslektaşınızla bir iş projesini tartışıyor olmanız ve yöneticinizi projenin belirli bir şekilde ele alındığı konusunda uyarmak istemenizdir, çünkü bu dijital bir kağıt izi ve farkındalık yaratır.
Mesele şu ki, her bir posta istemcisi, "Kime:" veya "CC:" alanlarına birden çok e-posta adresi koymanıza izin verecektir. Kesin olarak, Kime: alanı, e-posta konunuzla ilgili olarak doğrudan eylemde bulunmak istediğiniz kişiler için olmalıdır, ancak her zaman bu şekilde ele alınmaz.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: RaHuL Rodriguez/Flickr/CC BY-SA 2.0)
Geri çağırmaya basmayın!
Bazı e-posta sistemleri bir "geri çağırma" işlevi sunar, ancak bu çoğu durumda gereksizdir çünkü e-posta zincirinin her iki ucunun da aynı istemci ve sunucu ortamına, genellikle Microsoft Exchange ve Outlook'a sahip olmasına dayanır.
Birisi başka bir müşteri aracılığıyla e-postaya eriştiği anda, geri çağırmanın tek yapacağı, orijinal e-postanın geri çağrılmasını talep eden bir mesaj göndermek olacaktır. Bütün bunlar gerçekten parlak harflerle bir tür hata yaptığınıza işaret ediyor. Yanlışlıkla gönderilen bir şey için anında özür mesajı göndermek, makine tarafından oluşturulan bir mesajdan daha iyi bir görgü kuralıdır.
Yanlışlıkla sizi endişelendiren e-postalar bulursanız size yardımcı olabilecek bir numara, seçtiğiniz e-posta istemcisinde, "gönder" düğmesine bastıktan sonra herhangi bir e-postanın gönderilmesini bir veya iki dakika geciktiren bir kural oluşturmaktır. Bu size mesajı düşünmeniz, tekrar okumanız ve daha sonra giden kutunuzdan çıkmadan önce iptal etmeniz için biraz nefes alma zamanı verir.
Ancak bunun tek istisnası , web arayüzüne resmi olarak yeni bir 'Göndermeyi Geri Al' özelliği getiren Gmail'dir .
Ne zaman ve nasıl cevap verilir
Bununla birlikte, CC ile ilgili ikincil, daha büyük bir sorun var ve bu, göndermek veya yanıt beklemek için büyük bir grubunuz olduğunda ortaya çıkıyor. Kime: veya Bilgi: alanına bir e-posta adresi koymak, onları e-postayı alan tüm taraflara gösterir ve aynı zamanda "Tümünü yanıtla" seçeneğini kullanan her bir yanıtın doğrudan satırına koyar.
CC: alanında iki kişi arasında uzun bir e-posta konuşması patlak verirse ve biri ısrarla "Tümünü Yanıtla" seçeneğini kullanırsa, sizinle hiçbir ilgisi olmayan düzinelerce e-postanın yanı sıra, giderek artan bir sinir bozucu alıcı kalabalığıyla hızla yıkanırsınız. Basit e-posta görgü kurallarının en yaygın ihlalidir, ancak neyse ki çözümü oldukça basittir.
Peki, Tümünü Yanıtla işlevini ne zaman kullanmalısınız? Yanıtınızın Kime: ve Bilgi: alanlarındaki herkes tarafından görülmesi ve/veya işlem yapılması gerektiğinden emin olduğunuzda. Durum böyle değilse, yalnızca asıl gönderene basit bir yanıt kullanın veya yanıtınızın girdisine veya farkındalığına ihtiyaç duyulmayanları düzenleyin.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: AJCI/Flickr/CC BY-SA 2.0)
BCC'nin gücü
BCC: (Blind Carbon Copy için) alanı, belirli bir e-postada döngü oluşturmak istediğiniz adresleri, bir Kime: veya Bilgi: alanına ekleyeceğiniz şekilde eklemenize olanak tanır. Bununla birlikte, önemli bir fark vardır, çünkü BCC:, BCC: alanındakilerin listesini gönderen dışında tamamen görünmez tutar.
Kime: alanındakiler bile BCC: alıcılarını görmez. Bu, kendi e-posta adresinizi Kime: alanına ve diğer tüm alıcıları BCC: alanına koyarsanız, takip e-postaları istemeyen veya ihtiyaç duymayanları durduran çok basit bir iletişim döngüsü sağlar.
Her alıcı e-postanızı alacak, İnternet'in dolambaçlı koridorlarında kaybolmadığından emin olmak için önce bir onay kopyası alacaksınız ve aynı zamanda başka birinin e-posta adresini ifşa etmiyorsunuz.
(İmaj kredisi: Fotoğraf: Stuart Richards/Flickr/CC BY-SA 2.0)