Belgeleri, elektronik tabloları (yeni sekmede açılır ) ve sunumları (yeni sekmede açılır) kullanarak çevrimiçi oluşturan ve işbirliği yapan (yeni sekmede açılır) çoğu işletme ve kişi Microsoft Office'e aşina olacaktır, ancak birçok kişi hala sayısız zamanın farkında değildir. -bu güçlü ofis paketinde yerleşik olarak bulunan tasarruf özellikleri.
Bu makalede, Microsoft 365 (yeni sekmede açılır) veya Microsoft Office 2019 kullanıp kullanmadığınız fark etmeksizin, size ve çalışanlarınıza Microsoft Office paketinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak 18 zaman kazandıran ipucuna bakacağız. (yeni sekmede açılır) . Dokümanlarınız, elektronik tablolarınız ve sunumlarınız harika görünecek ve bunları yarı sürede bitireceksiniz.
Düzgün kullanıldığında, bu gizli özellikler çalışan üretkenliğini büyük ölçüde artırabilir (yeni sekmede açılır) , zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olur ve onlara daha keyifli bir iş deneyimi sunar.
Zengin belgeler, güçlü elektronik tablolar ve ilgi çekici sunumlar oluşturmanın daha ucuz bir yolunu arıyorsanız, ücretsiz ofis yazılımları listemize göz atın (yeni sekmede açılır) .
Microsoft Office'ten en iyi şekilde nasıl yararlanılır: Hazırlık
Microsoft Office'e sürekli yeni özellikler eklenmektedir, bu nedenle yazılımın en güncel sürümüne sahip olduğunuzdan emin olun. Microsoft 365 aboneliğiniz varsa uygulamalarınızı Microsoft Otomatik Güncelleştirme uygulamasından güncelleştirebilir veya otomatik olarak güncellenmelerine izin verebilirsiniz. Aksi takdirde, Microsoft Office'in bağımsız bir sürümünü satın aldıysanız, aşağıda listelenen özelliklerden bazılarına erişmek için yükseltmeniz gerekebileceğini unutmayın.
1. İpucu: OneDrive ile değişiklikleri otomatik kaydetme
OneDrive (yeni sekmede açılır), Microsoft Office'in bulut depolama (yeni sekmede açılır) hizmetidir ve Microsoft 365 aboneliğiniz olsun veya olmasın kullanılabilir. OneDrive yalnızca tüm dosyalarınıza her yerden ve her zaman erişmenize izin vermekle kalmaz, aynı zamanda otomatik kaydetme özelliğinden yararlanmak için OneDrive'ı Microsoft Office yazılımınıza bağlayabilirsiniz.
Etkinleştirildiğinde, değişiklikler gerçek zamanlı olarak bulutta güncellenir. Ayrıca OneDrive, belgelerinizin birden çok sürümünü saklar, böylece kolayca karşılaştırabilir ve gerektiğinde bir önceki sürüme geri dönebilirsiniz. Bir bilgisayar arızası veya elektrik kesintisi nedeniyle bir saatlik işini kaybeden herkes, bu özelliğin ne kadar zaman kazandırdığını bilecektir. Microsoft 365'te eski sürümleri bulmak için Dosya > Bilgi > Sürüm Geçmişi'ne tıklayın.
2. İpucu: Paket genelindeki kısayolları öğrenin
Microsoft Office'in en büyük avantajlarından biri, kullanıcı deneyiminin çeşitli uygulamalarda ne kadar tutarlı olduğudur. Bu, çoğu klavye kısayolunun Word (yeni sekmede açılır) , Excel (yeni sekmede açılır) ve PowerPoint'te (yeni sekmede açılır) aynı şekilde çalıştığı anlamına gelir . Bu komutları öğrenmek üretkenliği büyük ölçüde hızlandırabilir. Kaydetmek için Ctrl + S (⌘S), Yazdırmak için Ctrl + P (⌘P) ve hatta Yazı Tipi diyaloğu için Ctrl + D (⌘D) gibi daha belirsiz komutlar tüm pakette çalışır.
Harika bir üretkenlik ipucu, çalışanlara, ikinci doğa haline gelene kadar gerektiğinde başvurabilecekleri ortak kısayolların bir listesini sağlamaktır.
3. İpucu: Söyle özelliğini kullanın (Word)
Söyle (ne yapmak istiyorsun) özelliği Microsoft Office 2016'ya eklendi, ancak nasıl kullanılacağını öğrendiğinizde, bu bir nimettir. Stili değiştirmek ister misiniz? "Stil" yazın. Fotoğraf kırpılsın mı? "Kırp" yazın. Tablo ekleyin, yorum ekleyin, mizanpajı değiştirin, tasarımı güncelleyin, metni yüksek sesle okuyun—hemen hemen tüm Office özelliklerine bu menü aracılığıyla hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir—akıllı öneriler ise yazarak aradığınızı bulmanızı kolaylaştırır. sadece bir veya iki kelime.
Ancak Microsoft 365, özellik kümesini sürekli olarak güncelliyor ve bu, daha yeni sürümlerde bulunmayabilir.
4. İpucu: Paylaş düğmesiyle belgeleri hızlı bir şekilde paylaşın
Paylaş düğmesi, uygulamanın sağ üst köşesinde bulunur ve OneDrive, e-posta, AirDrop (yalnızca Mac) ve diğer üçüncü taraf hizmetleri aracılığıyla bir belgeyi hızlı bir şekilde paylaşmak için kullanılabilir. E-posta istemcinizi açıp bir dosya aramak yerine ("Bunu tekrar nereye kaydettim?"), Paylaş düğmesine tıklayın ve alıcılarınızı seçin.
İpucu 5: Bul ve Değiştir
Belgenin tamamında bir kelimeyi veya kelime grubunu değiştirmeniz gerekirse, Bul ve Değiştir işleviyle bunu hızlı bir şekilde yapabilirsiniz. Sadece Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) tuşlarına basın, Bul ve Değiştir iletişim kutusu görünecektir. Bul kutusuna değiştirmek istediğiniz metni, Değiştir kutusuna da değiştirmek istediğiniz metni yazın ve Değiştir düğmesine basın. Office belgeyi arayacak ve gerekli değişiklikleri yapacaktır.
Ayrıca bir sözcüğün birden çok örneğini silmek için hiçbir şeyle değiştirebilirsiniz (Değiştir alanını boş bırakın).
6. İpucu: Gelişmiş Bul ve Değiştir
Bu güçlü araçta göründüğünden daha fazlası var. İletişim kutusunun sol alt kısmındaki düğmeyi tıklayarak, ihtiyacınız olan herhangi bir metnin yazı tipi stilini, paragraf ayarlarını ve daha fazlasını anında değiştirmek için gelişmiş özelliklere erişebilirsiniz.
Örneğin, Tüm kalın metni bulabilir ve yazı tipini kırmızı yapabilirsiniz veya belirli bir dildeki tüm metni seçip italik yapabilirsiniz . Belirli metin stillerinde geniş değişiklikler yapmanız gerektiğinde bunu kullanın.
7. İpucu: Harika görünen belgeler için stilleri değiştirin ve kullanın
Bu kadar çok kişinin Microsoft Office'i günlük olarak kullanmasına rağmen belgelerini düzenlemek ve yazmayı hızlandırmak için Stiller'den yararlanmaması şaşırtıcı. Stiller, Giriş sekmesi altında bulunabilir ve önceden tasarlanmış yazı tipi ayarlarını anında uygulamanıza olanak tanır. Bu stilleri ihtiyaçlarınıza ve belgenize uyacak şekilde de değiştirebilirsiniz. Siz temaları değiştirdiğinizde stiller de otomatik olarak güncellenir ve tüm belgenin görünümünü bir çırpıda değiştirmeyi kolaylaştırır.
İpucu 8: Birden fazla öğeyi Spike ile Kopyalayıp Yapıştırın
Bu kullanışlı özellik, birden çok öğeyi kopyalayıp hepsini aynı anda yapıştırmanıza olanak tanır. Sadece ilk metin bloğunu seçin, Ctrl + F3 veya ⌘F3 tuşlarına basın ve ardından bir sonrakine geçin. Ctrl veya Command + F3 tuşlarına her bastığınızda, metin depolanır ve bu böyle devam eder. Her şeyi yapıştırmaya hazır olduğunuzda Ctrl + Shift + F3 veya ⌘⇧F3 yazın. Ayrıca "spike" (küçük harf) yazıp Enter tuşuna basabilirsiniz; kaydedilen metin başka bir zaman kullanılmak üzere bellekte kalacaktır.
İpucu 9: Biçimlendirmeyi Kopyala ve Yapıştır
Biçimlendirmeyi (yazı tipi ve paragraf stili, renkler, hizalama vb.) kopyalamak için Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) tuşlarına ve metni yapıştırmak için Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) tuşlarına basarak metin blokları arasında hızla biçimlendirmeyi kolaylaştırın seçilen metne biçimlendirme.
İpucu 10: Office şeritlerinizi kişiselleştirin
Kendinizi sık sık menülerde veya genişleticilerde belirli özellikleri ararken bulursanız, bunları şeridinizin önüne ve ortasına eklemekten çekinmeyin. Bunu Tercih > Şerit ve Araç Çubuğu altında veya Dosya > Seçenekler > Şeridi Özelleştir'e giderek yapabilirsiniz. Hızlı erişim için şeridinize ekleyebileceğiniz çok çeşitli işlevlere şaşırabilirsiniz. Ayrıca, açık olan sekmeye bir kez tıklayarak, Görünüm > Şerit'e giderek veya Ctrl+F1 (⌥⇧R) yazarak daha fazla alana sahip olmak için şeridi gizleyebilirsiniz.
İpucu 11: Bir paragraf seçmek için üç kez tıklayın
Çoğu kişi, bir kelimeyi seçmek için çift tıklayabileceğinizi bilir. Tüm paragrafı seçmek için bir kelimeyi üç kez tıklatabilirsiniz; bu, düzenlerken büyük metin parçaları arasında gezinmek için çok kullanışlıdır.
İpucu 12: Otomatik düzeltmeyi size uyacak şekilde ayarlayın
Siz yazarken, ne demek istediğinizden emin olsanız bile Microsoft Office'in metni değiştirmesi yaygın bir şikayettir. Bu ayarları Araçlar > Otomatik Düzeltme Seçenekleri altında yapabilirsiniz. Sizi rahatsız edenleri çıkarabilir veya sık sık yanlış yazdığınız sözcükleri ekleyebilirsiniz. Hatta (c)'yi © ile değiştirmek gibi semboller de ekleyebilirsiniz.
İpucu 13: Belgeleri yan yana karşılaştırın (yalnızca Windows)
Tabii ki, ayrı pencereleri açıp yan yana yerleştirebilirsiniz, ancak Microsoft Office'in Yan Yana özelliği, uzun belgelerin sürümlerini karşılaştırırken ve düzenlerken büyük bir zaman tasarrufu sağlayan senkronize kaydırma ile bir adım daha ileri gider.
İpucu 14: Aynı belgenin iki farklı bölümünü Bölünmüş görünümle görüntüleyin
Bu, bir belgenin bir bölümünde değişiklik yaparken başka bir bölüme atıfta bulunmanız gerektiğinde (örneğin bir giriş veya sonuç yazarken) harika bir araçtır. Görünüm şeridine gidin ve Bölünmüş Görünüm'ü seçin. Her pencerede birbirinden bağımsız olarak farklı bölümlere geçebilir ve herhangi birinde değişiklik yapabilirsiniz.
İpucu 15: Bir profesyonel gibi Kopyala ve Yapıştır
Hemen hemen herkes bir metin bloğunun nasıl Kopyalanıp Yapıştırılacağını bilir, ancak metni biçimlendirmeden veya bir görüntü veya PDF olarak doğrudan belgenizin içine hızlı bir şekilde yapıştırabileceğinizi biliyor muydunuz? Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) yazmanız yeterlidir ve size bir seçenekler diyaloğu sunulur.
Word'de, metni biçimlendirmeden yapıştırmak için bu iletişim kutusunu kullanabilirsiniz; Excel'de ise yalnızca değerleri, biçimlendirmeyi veya yorumları, kenarlıklar hariç her şeyi ve hatta toplamları anında Toplayabilir, Çıkarabilir, Çarpabilir ve Bölebilirsiniz.
İpucu 16: Kısayol menünüzü özelleştirin
Herhangi bir uygulamanın belgenin en üstündeki kısayol menüsünden, sık kullandığınız özellikleri Hızlı Erişim Araç Çubuğuna ekleyebilirsiniz. Varsayılan olarak Kaydet, Yazdır ve Geri Al gibi komutlar görürsünüz, ancak buraya hemen hemen her şeyi ekleyebilirsiniz. İhtiyacınız olan komutları eklemek için sağdaki oku tıklamanız yeterlidir.
İpucu 17: Şekilleri birleştirin (Powerpoint)
Sunumlarınızda harika görünecek daha karmaşık şekiller oluşturmak için farklı basit şekilleri birleştirebilirsiniz ve bunu yapmak için Illustrator gibi süslü bir araca ihtiyacınız yoktur. Birleştirmek istediğiniz şekilleri seçin ve Biçim sekmesi altındaki Şekilleri Birleştir'e tıklayın. Bu birleştirilmiş şekiller kopyalanıp Word gibi diğer uygulamalara yapıştırılabilir.
İpucu 18: Hücreleri dinamik olarak biçimlendirmek için koşullu biçimlendirmeyi kullanın (Excel)
Koşullu biçimlendirme, değerlerine veya içeriklerine göre belirli hücrelere stiller uygulamanıza olanak tanır. Örneğin, her pozitif değeri yeşil ve her negatif değeri kırmızı yapmak isteyebilirsiniz. Yalnızca biçimlendirmek istediğiniz hücreleri seçin ve ardından Giriş şeridindeki Koşullu Biçimlendirme sekmesini kullanın. Çok sayıda hazır ayar vardır veya kendi kurallarınızı ve denklemlerinizi tanımlayabilirsiniz.
Özet
Microsoft Office, çalışanlarınızın işini kolaylaştırmaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olan tonlarca güçlü seçeneğe sahip, mevcut en iyi ofis paketlerinden biridir. Ekip üyelerini yazılımı keşfetmeye ve ipuçlarını ve püf noktalarını aktif olarak kendi aralarında paylaşmaya teşvik edin. Yeni özellikleri keşfetmenin eğlenceli ve heyecan verici olmasının yanı sıra, işbirliğini çok daha kolay hale getirir ve çalışanların daha rahat çalışırken daha az zamanda daha fazlasını yapmalarına olanak tanır.
- En iyi Microsoft Office fırsatlarını öne çıkardık (yeni sekmede açılır) .