Google Workspace (yeni sekmede açılır), dünyadaki en iyi üretkenlik uygulamalarından bazılarını (yeni sekmede açılır) içerir. Bu ofis yazılımından ( yeni sekmede açılır) daha fazla değer elde etmenize yardımcı olacak bazı zaman kazandıran ipuçlarını ( yeni sekmede açılır) zaten öğrenmiş olabilirsiniz . Yine de çoğu kullanıcının fark etmediği şey, Google E-Tablolar, Dokümanlar, Gmail ve Formlar'ın neredeyse sınırsız iş akışı otomasyonunu desteklemesidir. Bu, siparişleri yönlendirmek ve talep formlarını değerlendirmek gibi rutin görevlerde önemli miktarda zaman harcayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için özellikle değerli olabilir.
Bu kılavuzda, Google Workspace'te iş akışı otomasyonunun nasıl çalıştığını açıklayacak ve işletmeniz için bu ofis paketinin gücünü artırmak üzere kullanabileceğiniz bazı eklentileri vurgulayacağız.
Google Workspace'teki iş akışları nelerdir?
Ham verileri işletmenizin kullanabileceği bir forma dönüştürmek zaman alır. Bir formdan bir iletişim gönderimi alırsanız, bunun CRM yazılımınız tarafından okunabilecek bir biçime dönüştürülmesi gerekebilir (yeni sekmede açılır) . Bir sipariş talebi alırsanız, bu talebin bölünmesi ve kuruluşunuzdaki farklı kişilere farklı ayrıntıların gönderilmesi gerekebilir.
Neyse ki Google Workspace, belge iş akışlarıyla bu dönüşümleri otomatikleştirmeyi mümkün kılıyor. Bu iş akışları, verilerin geçmesi gereken adımların sırasını belirlemenize olanak tanır ve ardından bu süreci sizin için yürütür. Genel olarak, belge iş akışları son derece özelleştirilebilir olduğundan, otomasyon sürecini iş gereksinimlerinize göre kolayca eşleştirebilirsiniz.
Google Dokümanlar (yeni sekmede açılır) , E-Tablolar, Gmail ve Formlar dahil çoğu Google Workspace uygulamasında otomatik doküman iş akışları oluşturabilirsiniz .
Belge iş akışı nasıl otomatikleştirilir: Apps Komut Dosyası ve eklentiler
Oluşturmanız gereken otomatikleştirilmiş iş akışının ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak gidebileceğiniz iki farklı yol vardır.
İş akışları oluşturmanın en kolay yolu, bu amaç için oluşturulmuş bir eklenti kullanmaktır. Google web mağazasında yüzlerce otomasyon eklentisi bulunmaktadır. Bunlardan bazıları ücretsizdir, ancak birçoğu bir kerelik ödeme veya aylık abonelik gerektirir. Ücretli bir ürünü seçerseniz, herhangi bir sorunla karşılaşmanız durumunda ürünü yapan şirketin müşteri desteği sunup sunmadığını kontrol edin.
Tamamen özel otomasyonları ücretsiz olarak oluşturmak istiyorsanız Apps Komut Dosyası'nı kullanabilirsiniz. Bu, herkesin Google Workspace uygulamaları için eklentiler oluşturmasını sağlamak amacıyla Google tarafından oluşturulmuş bir geliştirici ortamıdır. Aslında, Google web mağazasında bulacağınız ücretli otomasyon eklentilerinin neredeyse tamamı Apps Komut Dosyası kullanılarak oluşturulmuştur. Apps Komut Dosyası'nda kodlamaya başlamanıza yardımcı olacak pek çok kaynak olsa da, kod yoluyla basit bir otomasyon kurmak bile zaman alıcı olabilir.
Otomasyon eklentilerine nasıl erişilir?
Google E-Tablolar (yeni sekmede açılır) , Dokümanlar, Gmail veya Formlar için eklentilere göz atmak isterseniz , bunları Google web mağazasında bulabilirsiniz. Web mağazasına erişmenin en kolay yolu, bu uygulamalardan herhangi birinde Eklentiler menüsünü bulmak ve ardından Eklentileri al'a tıklamaktır. Bu, size yalnızca şu anda kullanmakta olduğunuz Google Workspace uygulamasıyla çalışan eklentileri gösterecek şekilde zaten filtrelenmiş bir pencere açar.
Yükle düğmesini tıklatarak web mağazasından herhangi bir eklentiyi yükleyebilirsiniz. Ücretli eklentileri kullanmaya başlamadan önce bir abonelik satın almanızı gerektirebileceğini unutmayın.
Belge iş akışlarıyla neler yapabilirsiniz?
Otomatik belge iş akışlarıyla gerçekleştirebileceğiniz görev türleri hakkında size bir fikir vermek için bazı örneklere göz atalım. Google web mağazasından uygulamalar kullanacağız, ancak bu iş akışlarının birçoğunu Apps Komut Dosyası aracılığıyla ücretsiz olarak oluşturabileceğinizi unutmayın.
İş verileri çok yaygın olarak birden çok e-tabloya dağıtılır (yeni sekmede açılır) . Farklı departmanlardan farklı sayfalara kaydedilmiş ayrıntılı satış verileriniz olabilir. Veya farklı belgelere kaydedilen farklı giriş formlarından müşteri bilgileriniz olabilir.
İş akışı otomasyonu ile birden çok elektronik tablodaki verileri tek bir ana tabloda kolayca birleştirebilirsiniz. Bunun için SheetGo'yu (kullanıcı başına aylık 12 ABD dolarından başlayan fiyatlarla) kullanmayı seviyoruz, çünkü birden çok Google E-Tablo dosyasını birbirine bağlamayı kolaylaştırıyor. Daha da iyisi, SheetGo ayrıca Excel ve CSV dosyalarını toplayabilir ve bu belgelerdeki verileri otomatik olarak bir ana Google E-Tablolar e-tablosuna iletebilir.
Bu otomasyon eklentisinin özellikle güzel yanı, otomatik olarak güncellenmesidir. SheetGo, dağıtılan e-tabloları yeni veriler için istediğiniz sıklıkta kontrol edecek ve Google E-Tablolar içindeki düzenleme geçmişi işlevini kullanarak ana belgedeki değişiklikleri izleyecektir.
Mola talepleri, raporlar ve diğer dahili süreçler için onaylar, çoğu işletmenin sorunsuz çalışmasının ayrılmaz bir parçasıdır. Form Workflow Plus (yeni sekmede açılır) (yılda 300 ABD dolarından başlayan fiyatlarla) gibi eklentilerle , onay isteklerini izlemek ve yönetmek için Google Formları E-Tablolar'a kolayca bağlayabilirsiniz.
Bu eklentiyle, bir yöneticinin Google Formlar'da bir istek formu oluşturması yeterlidir (yeni sekmede açılır) . Bu form, doldurulduğunda ve tüm veriler bir elektronik tabloya girildiğinde, belirlenen onaylayıcılara yönlendirilir. Sayfa, bireysel onaylayanların kararları ve yorumlarıyla birlikte talebin onay sürecinde nerede olduğunu izler.
Form Workflow Plus, çok adımlı onay yönlendirmesini de destekler, bu nedenle sipariş yönlendirme gibi daha karmaşık iş akışları için yararlı olabilir.
Pek çok e-posta pazarlama aracı mevcut olsa da, Yet Another Adres Mektup Birleştirme (ücretsiz kullanım) gibi bir eklenti kullanarak Gmail'de (yeni sekmede açılır) şaşırtıcı derecede tam özellikli e-posta kampanyaları oluşturabilirsiniz .
Bu uygulamayla, e-posta göndermek istediğiniz herkesin e-posta adreslerini bir E-Tablolar e-tablosuna girersiniz. Ardından, mesajınızı Gmail'e yazabilir ve uygulamanın yerleşik kodunu kullanarak kişiselleştirme ekleyebilirsiniz.
Göndermeye hazır olduğunuzda E-Tablolar'a dönün ve Yet Another Adres Mektup Birleştirme, e-postanızı listenizdeki herkese teslim edecektir. E-posta açılışlarını, tıklamaları ve yanıtları doğrudan e-tablonuzdan izleyebilirsiniz.
Bu aracın en iyi yanı, farklı kampanyalar için sınırsız sayıda e-tablo oluşturabilmenizdir. Ayrıca, E-Tablolar kullandığınız için, pazarlama kampanyanızı bir CRM, Google Formlar veya mevcut e-tablolardan oluşturmak için iletişim bilgilerini almak kolaydır.
Elektronik tablolar, proje görevlerini ve kilometre taşlarını düzenlemek için şaşırtıcı derecede etkili olabilir. Ek olarak, ProjectSheet gibi bir eklenti kullanarak e-tablonuzdaki ilerleme takibini otomatikleştirebilirsiniz.
Bu kullanışlı ücretsiz eklenti, kilometre taşı başına görev sayısını otomatik olarak hesaplar ve her görevin tamamlanmış, devam ediyor veya başlamamış olarak belirlenip belirlenmediğini takip eder. Buna bağlı olarak, her proje aşaması için bir tamamlanma yüzdesi gösterecektir.
Ek olarak, ProjectSheet, bir projenin ne zaman programın gerisinde kaldığını belirlemenize yardımcı olabilir. Eklenti, alt görevlerin belirlenen son tarihlerde, yakınlarda veya geçmişte olmasına bağlı olarak yeşil, sarı veya kırmızı her kilometre taşı için bir ilerleme çubuğunu otomatik olarak vurgulayacaktır.
İşletmeniz için bir akıllı telefon uygulaması oluşturmak, normalde özel yazılım geliştiricileri tutmayı gerektiren, zaman alıcı ve pahalı bir süreçtir. Ancak iş akışı otomasyonu ile doğrudan Google E-Tablolar içinden temel bir mobil uygulama oluşturabilirsiniz.
Bunun için AppSheet eklentisine döneceğiz (kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarından başlar). Bu uygulamayla, bir E-Tablolar e-tablosuna veri eklemeniz yeterlidir. Veriler, bir mobil çevrimiçi mağaza oluşturmak için mağaza envanterinden veya dahili bir dizin oluşturmak için çalışanların iletişim bilgilerinden herhangi bir şey olabilir.
Elektronik tablonuzu AppSheet'e bağlayın ve ardından veri sütunlarınızın özelliklerini gerektiği gibi düzenleyin. Verileri alt gruplara ayırabilir ve envanter yönetimi gibi görevler için özel ifadeler ekleyebilirsiniz. Hazır olduğunuzda, verilerinizin yeni uygulamanızda nasıl görüneceğine karar vermek için önceden tanımlanmış çeşitli görüntüleme şablonları arasından seçim yapabilirsiniz.
Tüm bunların en iyi yanı, diğer Google Workspace otomatikleştirilmiş iş akışlarınızla sorunsuz bir şekilde entegre olmasıdır. AppSheet'i, uygulama içi tetikleyicilere dayalı olarak otomatik e-postaları tetikleyecek veya kullanıcıların başka bir E-Tablolar elektronik tablosuna girdiği verileri ekleyecek şekilde yapılandırabilirsiniz. Ek olarak, AppSheet kolayca E-Tablolara aktarabileceğiniz otomatikleştirilmiş raporlar gönderebilir.
Özet
Google Google Workspace'te belge iş akışlarını otomatikleştirmek, güçlü yeni özelliklerin kilidini açmanın yanı sıra şirketinize zaman ve para kazandırabilir. Apps Komut Dosyası'nı kullanarak kendi otomatik iş akışlarınızı oluşturmanız mümkün olsa da, Google web mağazasında otomasyonu destekleyen birçok ücretsiz ve ücretli eklenti bulacaksınız. İş akışı otomasyonunun herhangi bir iş sürecinin daha sorunsuz çalışmasına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için bu öne çıkan eklentilerden bazılarını bugün deneyin.
- En iyi belge yönetimi yazılımını öne çıkardık .