İş e-postalarınızı iyileştirmenin yollarını arıyorsanız, yalnız değilsiniz. Profesyoneller düzenli olarak e-posta yazmakta zorlanıyor, netlik, kesinlik ve hızı büyük engeller olarak gösteriyor.
Mükemmel iş e-postasını hazırlamak karmaşık olmak zorunda değildir ve net ve çekici e-postalar yazmak için kesinlikle literatürde bir doktoraya ihtiyacınız yoktur. Birkaç basit ipucu ve püf noktası, daha etkili iletişim kurmanıza ve bunu yapmak için daha az zaman harcamanıza yardımcı olabilir.
Henüz yapmadıysanız, en iyi e-posta hizmetleri listemize bir göz atmayı unutmayın (yeni sekmede açılır) ; Rahat ve kullanımı kolay bir e-posta istemcisi (yeni sekmede açılır) bulduğunuzda tüm bu ipuçlarını uygulamak daha kolay olacaktır .
1. Metin biçimlendirmesini kendi yararınıza kullanın.
Neredeyse tüm modern e-postalar HTML olarak gönderilir; bu, vurgu eklemek veya netlik sağlamak için biçimlendirmeden yararlanabileceğiniz anlamına gelir. Kalın , altı çizili ve italik metnin seçici kullanımı , önemi, aciliyeti ve alaka düzeyini ifade edebilir.
Önemli kavramlara dikkat çekmek için biçimlendirmeyi kullandığınızda, e-postanızın okunması daha kolay olacak ve bir bakışta daha fazla bilgi iletilecektir. Ortalama bir ofis çalışanının günde 80'den fazla e-posta aldığı düşünülürse, bu, sizinkinin net ve anlaşılması kolay olarak öne çıkmasına yardımcı olacaktır.
Bir noktayı vurgulamak için asla BÜYÜK HARFLER kullanmayın; insanlar bunu itici ve hatta kaba buluyor.
2. Bir profesyonel gibi köprüler ekleyin
Birisi bir belgeden (yeni sekmede açılır) veya web sitesinden bahsettiğinde oldukça uygundur ve tek yapmanız gereken söz konusu anahtar kelimeye tıklayarak kaynağı kendiniz kontrol etmektir. Köprüler, e-postalarınızın daha profesyonel görünmesini sağlamanın harika bir yoludur ve okuyucularınız tarafından çok beğenilecektir.
It’s also another reason that it’s important to opt for a good email program, although most web-based ones today, like Gmail, can handle links just fine. While it differs from application to application, Ctrl + K (Cmd + K for Mac) is an almost universal hotkey for adding a hyperlink. If it doesn’t work, just check your application’s Help menu for instructions.
3. Avoid unusual or unprofessional fonts
Yes, this includes comic sans. When choosing a font for your professional emails, stick with the classics. Arial and Calibri, for example, are both easy to read, immediately familiar, and well-suited for business environments. Also, use the same font throughout for maximum readability.
4. Take the time to create a professional signature
Some companies will have guidelines on what to include (or not) in your signature, but if not, you have the free space to build a professional image.
Adding your company logo can go a long way toward creating a polished look. Modern email applications should allow you to center your logo and write text beneath it or align the logo left, with text to the right. Either way, your emails will immediately look more professional, and readers will have an easier time connecting you to your company.
Also, when it comes to an email signature, less is more. Stick to the basics: your name and position, phone number, and if appropriate, simple icons for social media (opens in new tab). Brands like Twitter, Facebook, and Instagram all have resource pages with icons that you can add to your signature, which will link to your profile(s).
Alternatively, there are a variety of signature generators, like WiseStamp, that will help you build a professional signature in minutes.
5. Proofread your emails
This can be a tough habit to build, especially for those of us who write 30 or 40 emails a day, but it will make a significant difference in how well you communicate. Spelling mistakes, typos, and incorrect grammar will all make your email (and you, by extension) seem less professional.
İyi bir gramer ve yazma yardımına bakmaktan çekinmeyin. Örneğin Grammarly, pek çok kişinin bu tür hataları yakalamak için yararlı bulduğu bir tarayıcı uzantısıdır. Ancak, yalnızca otomatik yazma yardımcılarına güvenmemeye dikkat edin. Yine de e-postanızı baştan sona düzeltmelisiniz.
6. Kabartmaktan ve dolgu maddesinden kaçının
Sizin gibi çoğu insanın da hiç bitmeyen bir gelen e-posta akışı vardır. Basit bir selamlama ve kibar bir kapanış dışında, her şeyi olabildiğince doğrudan ve basit tutun. Tekrarlara, devam eden cümlelere ve dolduruculara özellikle dikkat edin.
E-posta yazmak konuşmaya benzemez: metin ekranda kalır ve okuyucularınız her an erişebilir. Bir şeyden birden çok kez bahsetmeye veya aynı ürün veya konsepte birden çok gönderme yapmaya gerek yoktur.
Açıklandığı gibi, vurgu için biçimlendirmeyi ve referans belgelere köprüler kullanarak , daha etkili bir e-posta için metninizi büyük ölçüde basitleştirebilirsiniz.
Özet
Harika iş e-postaları yazmak, pratik gerektirse de stresli veya zaman alıcı olmamalıdır. Bu altı basit ipucu, daha net, okunması ve anlaşılması daha kolay ve daha profesyonel bir görünüme ve hisse sahip e-postalar oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Profesyonel e-postaları güvenle ve zamanında hazırlamak, diğerleri gibi öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir beceridir. İlham kaynağı olarak kullanılacak ve görevi kolaylaştırabilecek ücretsiz e-posta şablonları da dahil olmak üzere birçok çevrimiçi kaynak vardır.
- En iyi güvenli e-posta sağlayıcılarını öne çıkardık (yeni sekmede açılır) .