Şu anda sanal bir dünyada yaşamak bu kadar sınırlayıcı olmak zorunda değil. Çoğumuzun bir iş dizüstü bilgisayarı (yeni sekmede açılır) ve Zoom (yeni sekmede açılır) sohbeti kullanarak kendi kendini izole ettiği ve işe girdiği doğru olsa da, sanal bir etkinlik düzenlemenin (yeni sekmede açılır) yolları vardır . bir iş toplantısı, video konferans (yeni sekmede açılır) , ürün tanıtımı ve hatta tam teşekküllü bir açılış partisi. İş dünyası liderleri olarak, daha iyi seçenekler olduğu için insanların etkinliği atlayıp atlayacağını veya hatta katılmaktan kaçınacağını merak etmemize gerek yok.
Neyse ki, gerçek bir yüz yüze etkinliğin ilke ve kavramlarının çoğu, sanal bir etkinlik düzenlemek için hala geçerli -- atıştırmalıklar, kahve ve sizi tanıma zamanına kadar. İnsanların kendilerini rahat hissetmelerine ve katılmalarına yardımcı olmak ve aynı zamanda olaya bağlı kalmaları ve aniden ayrılmamaları için gerçek bir olayı olabildiğince taklit etmek iyi bir fikirdir.
Birkaç teknik engel olsa da, kitlelerle etkili ve üretken bir şekilde ilişki kurmak ve aynı düzeyde başarıya götürmek hâlâ mümkündür. Bunun en önemli kısmı kasıtlı olmaktır - insanların dünya çapındaki salgın hakkında endişeli ve stresli olduklarını ve dikkatlerini çekmek için yarışan birçok şeye sahip olduklarını fark etmektir. Etkinliğe basitleştirilmiş bir yaklaşım, tutarlı iletişim ve ek avantajlar söz konusu olduğunda, insanların da aynı derecede ilgili ve tutsak olduğunu keşfedeceksiniz.
1. Ne bekleyeceğiniz konusunda iletişim kurun
Herhangi bir olay için en önemli adımlardan biri, gerçek dünyadan bir aktarımdır. Bir gündem, daha fazla ayrıntı içeren bir web sitesi, programla ilgili güncellemeleri içeren e-postalar (yeni sekmede açılır) ve konuşanların fotoğraflarını kullanarak ne bekleyeceğiniz hakkında ne kadar çok iletişim kurabilirseniz o kadar iyi. Bu, herhangi bir olay hakkında "bilmek" için temel insan ihtiyacına dokunur.
Ayrıca, katılımcıların, kendileri için "gerekli" olsa bile, etkinliğin son derece yapılandırılmış ve değerli olup olmayacağını bilmelerine yardımcı olur. (Gerekli bir etkinliğin otomatik olarak başarıyı garantileyeceğini düşünme hatasından kaçının.) Bir katılımcının yanında bir akıllı telefona ( yeni sekmede açılır) veya hatta bir ev televizyonuna ve bir videoya sahip olması sanal bir etkinliği zaten engelliyor. oyun konsolu (yeni sekmede açılır) . Ayrıntılı tartışma ve karar verme süreci olacağını bilirlerse, telefonu bir kenara bırakırlar.
2. Facebook etkinlik özelliklerini kullanın
Facebook etkinlik özelliklerini kullanmanın neredeyse büyülü bir yanı var. Yeni başlayanlar için, herkesin bir dizüstü bilgisayarda olduğu ve katılmak için Zoom'u kullandığı sanal bir ortamda, sosyal medyadaki (yeni sekmede açılır) etkinlik özellikleri saf altındır. Her şeyi daha resmi gösteriyorlar. Ancak etkinlik özellikleri bundan çok daha fazlasını yapar.
Nasıl bağlantı kuracağımıza ilişkin birden fazla seçeneğin olduğu bu günlerde hepimizin dikkati dağıldığı için, etkinlik özellikleri hatırlatıcı olarak bildirimler gönderecek ve kimlerin gerçekten katılıp kimin katılmadığını takip edecek. Bu veriler her toplantı için size yardımcı olabilir. Bir etkinlik düzenledikten sonra, başarıyı takip edebilir ve atlayanlarla doğrudan iletişime geçebilirsiniz. Ve akran baskısının değerini hafife almayın. Etkinlik özellikleri, etkinliğin bir parçası olmayı kabul eden potansiyel katılımcıları gösterir.
3. Hazırlıksız tartışma için plan yapın
Gerçek dünyadaki olaylardan öğrenilen bir başka ders de doğaçlama tartışmalara izin vermektir. Hemen işe koyulmanın, doğrudan gündeme girmenin cazibesi var. Bu senaryodan kaçının. Yine, bir dizüstü bilgisayarla ilgilenen dikkati dağılmış insanlardan bahsediyoruz. Çoğumuzun sanal bir etkinliğe katılmanın tuhaflığına alışmak için bir süreye ihtiyacı vardır ve yapılandırılmamış bir şekilde katılanları tanımak isteriz.
İnsanların konuyu kapatması, hava durumu hakkında sohbet etmesi ve hatta kişisel meselelere girmesi için en az 10 dakika veya daha fazla zaman tanıyın. Kimse soğuk, kısır bir gündemin ve tek bir ana konuşmacının olduğu bir toplantıya katılmaktan hoşlanmaz. Gerçek dünyada bile, bunlar insanların başlar başlamaz atladıkları olaylardır.
4. Üç kat daha fazla tanıtım yapın
Bir sanal etkinliğin başarılı olduğundan emin olmak için katılımcılara bunu birkaç kez hatırlatmak önemlidir. İnsanların aşırı derecede dikkatlerinin dağıldığını varsayalım, bu nedenle etkinliği üç kat veya daha fazla tanıtmanız gerekecek. Bu, e-postalar, metin mesajları, sosyal medya sohbet mesajları ve normalde yapacağınızın ötesinde diğer davetleri göndermeyi içerebilir. İnsanların dijital iletişimi nasıl kullandıklarını anlamak - yani, bir şeyleri hızla gözden geçirmeleri - onlarla aşırı iletişim kurmanız ve ilgilerini ve dikkatlerini çekmeye çalışmanız gerektiği anlamına gelir.
Buradaki bir ipucu, her etkinlik için tüm davetlerin başarısını izlemektir. E-posta gönderiyorsanız, potansiyel katılımcıların mesajı açıp okumadığını takip edebilen bir araç kullandığınızdan emin olun. Sosyal medyada gönderi paylaşıyorsanız, beğenileri ve paylaşımları takip edin. Bu, etkinlik hakkında ne sıklıkta iletişim kurduğunuz ve geçmişte neyin işe yarayıp yaramadığı konusunda bilinçli kalmanıza yardımcı olacaktır.
5. Atıştırmalık ve kahve zamanını teşvik edin
Ne oldu? Gerçek yüz yüze toplantılara katılmamızın bir nedeni de ücretsiz atıştırmalıklar. Bu insan doğasıdır. Sanal bir ortamda bu zor olabilir ama imkansız değil. Birkaç hafta içinde bir şirket toplantısı yapmaya karar verirseniz ve herkesin katılmasını istiyorsanız, benzer teşvikler sunmayı deneyin. Örneğin EventBrite etkinlik yönetimi web sitesinde (yeni sekmede açılır) çalışanlarınız için bir kayıt sayfası oluşturabilirsiniz. Doldururlarsa ve kayıt sırasında doğru seçenekleri tıklarlarsa, ücretsiz UberEats teslimatı için bir promosyon kodu veya yerel bir lokantada toplantı için teslim edilen ücretsiz bir simit sunun.
Diyelim ki yeni bir ürün lansmanı planlıyorsunuz -- her katılımcıya Starbucks'ta toplantı için kullanabilecekleri bir kahve için ücretsiz bir kod gönderin. Bu kavram eski usul görünebilir ve çalışanlar veya katılımcılar yalnızca kodu kullanabilir ve toplantıya katılmayabilir, ancak en azından gerçekten işe yarayan gerçek dünyadaki bir teşviki taklit etme girişimidir.
- Profesyonel konferans için en iyi konferans telefonlarına göz atın (yeni sekmede açılır) .