Profesyonel, ilgi çekici ve etkili bir sesli mesaj karşılaması, ilk bakışta göründüğünden daha önemli bir iletişim aracıdır. Sonuçta, telefona cevap veremiyorsanız, sesli mesajınız bir kişinin sizinle ilgili ilk izlenimi olabilir. Sesli mesaj selamlamanızın anlaşılması zor, yanlış veya eksik olması, profesyonel bir bağlantıyı olumsuz etkileyebilir.
Neyse ki, basit, profesyonel bir sesli mesajı kaydetmek oldukça kolaydır. Bu yazıda, kendinden emin ve profesyonel görünmenize yardımcı olacak en iyi iş sesli mesaj karşılama ipuçlarını ele alacağız. Veya işletmeniz normal bir telefon hizmetine uygun fiyatlı bir alternatif arıyorsa, en iyi VoIP sağlayıcılarına (yeni sekmede açılır) ilişkin kılavuzumuza göz atın .
1. Adım: Kendinizi tanıtın
Ulaşmaya çalıştığınız bir telefon numarası sesli mesaja giderse aklınıza gelen ilk şey muhtemelen "Doğru numarayı çevirdim mi?" Bu nedenle, sesli mesajınızda adınızı ve şirketinizi hemen söylemek isteyeceksiniz, böylece arayanlar yanlış arama yapıp yapmadıklarını merak etmeyeceklerdir.
İşinize bağlı olarak iş unvanınızı da bu bilgilere dahil etmeniz mantıklı olabilir.
Örnekler:
- "Forrest Industries Müşteri Hizmetleri Lideri Jane Smith'e ulaştınız."
- "Merhaba, ben Garcia, Miller ve Brown'dan John Miller."
2. Adım: Zamanlarını kabul edin
Telefon etiketi çalmak, iş yapmanın rutin bir parçasıdır, ancak yine de sinir bozucu olabilir. Herhangi bir sıkıntıyı gidermenin basit bir yolu, arayanın zamanını, aradığı için teşekkür ederek veya müsait olmadığı için özür dileyerek kabul etmektir.
Örnekler:
- Aramanı kaçırdığım için üzgünüm.
- "Aradığınız için teşekkürler."
- "Üzgünüm ama şu anda masamdan uzaktayım."
3. Adım: Belirli sonraki adımları dahil edin
Pek çok kişi sesli mesajlarına "Adınızı ve numaranızı bırakın, sizi geri arayacağım" gibi bir şeyi gerçekten düşünmeden koyuyor. Arayanlara nasıl ilerleyecekleri konusunda talimat vermenin en iyi yolu hakkında özel olarak düşünmek için biraz fazladan zaman ayırmaya değer.
Bu muhtemelen özel iş koşullarınıza bağlı olacaktır. Sahada çok zaman harcıyorsanız, arayanlara sizi cep telefonunuzda denemeleri talimatını vermek isteyebilirsiniz. Çok sayıda acil çağrı alırsanız, arayanlara ulaşabilecekleri alternatif bir kişi sunmak isteyebilirsiniz. Arayanları yönlendirebileceğiniz ve sorularına cevap verebilecek bir şirket web sitesi veya sosyal medya sayfası olabilir.
Örnekler:
- "Bu acil bir konuysa, lütfen Kelly'yi [telefon numarası] numaralı telefondan arayın. Aksi takdirde, adınızı ve numaranızı bırakın.”
- "Lütfen adınızı ve telefon numaranızı bırakın veya bana [email protected] adresinden e-posta gönderebilirsiniz ."
- "Yaz drama kampımıza kaydolmak için arıyorsanız, lütfen [URL] adresindeki web sitemizi ziyaret edin."
4. Adım: Bir zaman çizelgesi sunun
İşiniz için bir anlam ifade etmeyebilir, ancak arayanın aramasına geri dönmenizi bekleyebileceği bir zaman çizelgesi sunmanız bazıları için yararlı olabilir. Çok sayıda arama alıyorsanız ve genellikle bir gün içinde yanıtlayamıyorsanız, bu, arayanın beklentilerini yönetmenize yardımcı olabilir, böylece onları bir saat içinde geri aramadığınızda üzülmezler.
Örnekler:
- "En kısa sürede size geri döneceğim."
- "Aramanıza hafta sonuna kadar geri döneceğim."
- "Ekibimizden biri 24 saat içinde ulaşacak."
5. Adım: Mizah kullanın (eğer uygunsa)
Sektörünüz için uygunsa, sesli mesaj selamlamanızda mizah kullanmak, kişiliğinizi gösterebilir ve olası kişiler için akılda kalıcı olabilir.
Biraz uzun bir yol kat ettiğini unutmayın. Şakalarınızın arayanın gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgiler veya arayanın zamanı pahasına olmasını istemezsiniz.
Sahte olduğunu açıklamadan önce bir dakika boyunca telefona cevap veriyormuş gibi yaptığınız bir sesli mesaj, muhtemelen kimsenin hoşuna gitmeyecektir.
Örnekler:
- "Şu anda masamdan uzaktayım, yabancı bir gezegende yaşam belirtileri arıyorum. Adınızı ve numaranızı bırakın, Scotty beni tekrar ışınladığında aramanıza cevap vereceğim.
- "Şu anda telefona cevap veremiyorum ve söz veriyorum, Twitter'da doom-scrolling yaptığımdan değil."
- "Şu anda aramana cevap veremem, muhtemelen bu gece Instagram'da paylaştığımı göreceğin harika portreleri çekmek için stüdyoda olduğum için."
Adım 6: Kısa tutun
Tüm yapmak istediğiniz hızlı bir mesaj bırakmakken, alakasız bilgiler içeren uzun bir sesli mesaja bakmak zorunda kalmak çok sinir bozucu. Sesli posta mesajınızı olabildiğince kısa tutarak arayanlarınızı rahatsız etmekten kaçının.
Adım 7: Kaydedin!
Kendine güvenen bir konuşmacı olsanız bile, sesli mesaj selamlamanızı kaydetmeden önce ne söyleyeceğinizi anlatan bir metin yazmak faydalı olabilir. Bu şekilde, herhangi bir önemli bilgiyi atlamayacağınızı veya sözcüklerinizde tökezlemeyeceğinizi bilirsiniz.
Mesajınızı kaydederken yavaş, net ve kendinden emin bir şekilde konuşun ve arayanın e-posta adresi veya alternatif bir telefon numarası gibi yazmak isteyebileceği bilgileri hızlıca gözden geçirmeyin.
8. Adım: Mesajınızı tatil ve uzatılmış izin için güncelleyin
Tıpkı otomatik bir e-posta yanıtı kullandığınız gibi, uzun bir süre ofis dışında kalacaksanız sesli posta mesajınızı güncellemeniz gerekir. Aksi takdirde, ilgili kişilerin sorunları zamanında çözülemeyebilir veya soruları zamanında yanıtlanamayabilir ve topu düşürdüğünüz için sizi suçlayabilir.
Bir tatil veya uzatılmış izin mesajı kaydederken, ofis dışında olacağınız tarihleri ve bu arada arayanların kime ulaşması gerektiğini eklediğinizden emin olun. Bu taleplerde spesifik olun ve beklentileri belirleyin. Örneğin, yalnızca acil taleplerle ilgilenmeyi düşünüyorsanız, e-posta ile müsait olacağınızı söylemeyin. İsteklerin çoğu siz ofise dönene kadar beklemek zorunda kalacaksa bunu söyleyin.
Paylaşmak konusunda kendinizi rahat hissediyorsanız, nereye gittiğiniz veya ne yaptığınız hakkında biraz bilgi eklemek biraz kişilik gösterebilir. Ancak, bu ayrıntıları vermekle yükümlü değilsiniz. Tatile çıkan ve ayrılan insanlar, iş yapmanın standart bir parçasıdır ve profesyonel bağlantılarınız bundan daha fazla bilgi istememelidir.
Örnekler:
- “Merhaba, Jane Smith'e ulaştınız. 5 Temmuz'dan 12 Temmuz'a kadar ofis dışındayım. Bu acil bir konuysa bana [email protected] adresinden e-posta gönderebilirsiniz . Aksi takdirde, bir mesaj bırakın, 13 Temmuz'da ofise döndüğümde aramanıza cevap vereceğim.”
- "Bu Sam Rogers. Sonunda o kitabı yazmak için Aralık ayına kadar izinliyim, ancak herhangi bir sorunuz için [telefon numarası] numaralı telefondan departman ofisi ile iletişime geçebilirsiniz.”
- "Audrey Jones'a ulaştınız. 15 Ekim'e kadar izinliyim. Lütfen ayın 15'inde veya sonrasında tekrar arayın veya acil konular için [telefon numarası]'ndan Andy'yi arayın."
Özet
Profesyonel bir sesli mesaj yazmak, kişiler üzerinde iyi bir izlenim bırakmanın basit ama etkili bir yoludur. Sesli mesajınız basit, kısa olmalı ve ilgili tüm bilgileri içermelidir.
İşletmeniz için bir telefon hizmeti ayarlama hakkında daha fazla bilgi için küçük işletme VoIP hizmeti seçme kılavuzumuza göz atın . Veya en iyi iş telefonu sistemleri listemize göz atın .